דיווח שעות באפליקציית שעון נוכחות עם כרטיס – תוכנת נוכחות מאפשרת לכל עובד לדווח שעות. בנוסף, היא עוזרת למעסיק לחשב את השכר החודשי ולהגן על עצמו מפני תביעות.
עם זאת, חשוב להכיר את ההבדלים בין התוכנות והמכשירים הקיימים כדי להתאים אותם לצרכים של עסקים קטנים גם מבחינת מחיר וגם מבחינת התפקוד
שעוני נוכחות עם כרטיס או בטביעת אצבע?
האופן שבו העובדים מדווחים שעות משפיע על חישוב השכר ועל המעסיק. באמצעות דיווח מסודר יכולים העובדים לוודא שהם מקבלים את השכר שמגיע להם, למנוע חילוקי דעות עם המעסיק ולהשיג תגמול הולם על פי החוזה שהם חתומים עליו.
מבחינת המעסיק, חשוב לדווח נכון ובמדויק את השעות כי החוק מטיל עליו את האחריות: אם למשל העובד תובע את מקום העבודה בגין תשלום שכר עבודה, המעסיק הוא זה שצריך להוכיח את שעות העבודה.
עם זאת, ההבנה לגבי החשיבות של תזמון שעון נוכחות לפי אופי העבודה וצרכי המעסיק היא רק ההתחלה של התהליך. בשלב הבא, צריך להשוות בין סוגים שונים של מערכות ותוכנות. באופן הזה, ניתן למשל להצביע גם על ההבדלים הגדולים בין שעון נוכחות טביעת אצבע לבין שעון נוכחות ידני כפי שהוא מוכר כיום:
- עלות ראשונית – שעון שעובד עם כרטיס קרבה בדרך כלל יהיה זול יותר לעומת השעון שעובד על בסיס זיהוי ביומטרי. כמו כן, ניתן לראות פערי מחירים בין שעונים שעובדים בזיהוי ביומטרי של טביעת אצבע בלבד לבין כאלה שמאפשרים גם זיהוי תווי פנים או כף יד. במידה ולא רוצים לוותר על אף אחת מהאפשרויות אבל התקציב לא מהווה שיקול, ניתן לבחור שעון שמאפשר דיווח בכל השיטות: גם באמצעות כרטיס קרבה וגם באמצעות זיהוי ביומטרי.
- בטיחות ואבטחה – כרטיס קרבה מאפשר לשמור על רמת בטיחות ואבטחה מקסימאלית. לעומת זאת, עם זיהוי ביומטרי תמיד קיים חשש של דליפת מידע. כמו כן, שעונים שעובדים עם זיהוי ביומטרי אמנם מאוד מדויקים – אבל יכול להיות שהם פחות יתאימו עבור מוסדות ציבור או מערכות ביטחון רגישות.
- נוחות השימוש – לשעון שעובד עם טביעת אצבע יש יתרון משמעותי מבחינת הנוחות. עובדים יכולים להזדהות בכניסה וביציאה מהעבודה בתוך שניות ספורות, הם לא צריכים לקחת איתם את כרטיס הקרבה ממקום למקום וגם אין סיכוי שלא יהיה להם אמצעי הזדהות זמין ויעיל. מבחינת רוב העובדים, הזמינות הגבוהה של הזיהוי הביומטרי משחקת תפקיד חשוב ומטה את הכף לטובת שעונים מן הסוג הזה.
יתרונות וחסרונות שעון נוכחות ידני
מכל האמור לעיל ניתן גם להבין מה היתרונות ומה החסרונות של שעון ידני לעומת שעון נוכחות עם כרטיס. ראשית, זהו השעון הכי פשוט שקיים ולכן הוא גם הכי זול, נגיש וזמין. שנית, הוא מאוד אמין: הדפסת זמני הכניסה והיציאה יכולה להתבצע על גבי כרטיסי קרטון וללא שום חיבור לרשת האינטרנט או לענן.
מן העבר השני, ניתן להצביע גם על החסרונות של שעון ידני לעומת שעון נוכחות עם כרטיס וקורא קרבה: התפקוד שלו יחסית מסורבל, הוא לא מסוגל להתמודד עם כמות גדולה של עובדים והוא פחות נוח. מבחינת המעסיק, החיסרון הוא שקשה לעקוב אחר הנתונים וצריך לחשב אותם ידנית.
מה עסקים קטנים מעדיפים?
בחירה נכונה של שעון נוכחות לעסק קטן צריכה להביא בחשבון את אופי העבודה שלו. בדרך כלל בעלי עסקים קטנים מעדיפים שעון נוכחות בחינם מטעמי תקציב, אבל זה לא אומר שהם צריכים להתפשר על התכונות והמפרט שלו.
גם עסקים קטנים צריכים למשל לוודא שמדובר על שעון נוכחות עם כרטיס בשפות שונות כולל עברית כדי שהעובדים ירגישו בנוח. מעבר לכך, בעלי עסקים קטנים מעדיפים שעון שיהיה זול ואמין – אבל גם כזה שהם יכולים לסמוך עליו במידה ואחד העובדים יחליט לתבוע אותם.
המחיר אומר הכל (אפשר לפרט קצת מחירים)
החדשות הטובות הן שכיום לא באמת צריך להתפשר. גם שעון נוכחות זול יכול לעשות עבודה מעולה, כל עוד הוא מתאים לצרכי העסק. הדוגמא הכי טובה היא שעון ידני שעולה 300-500 ש"ח בלבד, לעומת שעון נוכחות עם כרטיס בעלות 600-900 ש"ח או שעון מתוחכם שמתאים לארגונים ועובד עם זיהוי ביומטרי בעלות של 1,500-2,200 ש"ח. לאחר הגדרת התקציב וצרכי העסק, קל יותר לבחור את השעון שיתאים לעובדים ולמעסיק כאחד.
